La morte dell’email: il futuro della comunicazione sul posto di lavoro è nei social network

Un giorno un amico che lavora in una media impresa mi ha raccontato: “Ogni quindici giorni dedico un venerdì a mettere a posto le mail, cancellare, organizzare, finire di rispondere a quelle che si sono mischiate allo spam…”.

Uno degli avversari più temibili della vita lavorativa è la gestione della posta elettronica. È enorme la quantità di tempo dedicata a leggere e rispondere alle email ma soprattutto a selezionare e cancellare la miriade di spam che ci invade. Per fornire qualche dato possiamo osservare che ogni giorno vengono inviati 106 miliardi di messaggi spam e che le il dato sulle aziende che mandano più di 50.000 email al mese è salito dal 40% nel 2007 al 60% nel 2011 e che, in sintesi, l’89% di tutte le email è spam. In senso stretto o in senso lato: messaggi inutili.

Per questo Thierry Breton, che è CEO della information technology services company Atos, ha deciso di abolire la posta elettronica tra i suoi 75.000 dipendenti a partire dalla considerazione che per ogni 100 mail solo 5 erano ritenute utili lavorativamente e il tempo dedicato a cancellare messaggi era enorme. Come racconta a The Independent: “Il diluvio di informazioni sarà uno dei problemi più importanti che un’impresa dovrà affrontare [in futuro]. E ‘tempo di pensare in modo diverso”.

Così ha sostituito alla posta elettronica il sistema Atos Wiki che permette di produrre e modificare in modo collaborativo documenti online e Office Communicator che è un sistema di chat interna che permette anche videoconferenza e condivisione di file ed applicazioni.

Questa operazione mette l’accento su una serie di problemi gestionali che aprono una riflessione sull’uso della email su diversi fronti. Sicuramente l’email è lo strumento più diffuso e a cui siamo maggiormente socializzati nel campo lavorativo e se sistemi specifici di comunicazione organizzativa social network style funzionano all’interno, difficilmente permettono di interfacciarsi con l’esterno: alla Atos i clienti continuano a scrivere. Abbiamo quindi a che fare con modalità integrate piuttosto che con logiche oppositive. Quello che è certo è che ciò di cui abbiamo bisogno lavorativamente è di un sistema che consenta di gestire forme sincrone ed asincrone di comunicazione, di organizzare e rendere ricercabile le comunicazioni svolte e poter connettere documenti di diverso formato (testuali, video, immagini) alle conversazioni. Non è detto perciò che l’email per come la conosciamo, con la sua potenzialità così intrusiva e la quantità di spam circolante, sia la più adatta.

Una seconda considerazione ha a che fare con l’impiego futuro delle nuove generazioni che sono socializzate ad una realtà della comunicazione basata sul principio dell’always on che privilegia all’email altre forme: “l’uso dell’email sta crollando con un calo annuale del 31% tra i ragazzi di 12-17 anni e del 21% tra quelli di 18-24 anni”. Chat e IM sono privilegiate. Una insegnate mi ha raccontato “Ieri ho chiesto ad un mio alunno che smanetta sempre col cellulare e ha la pagina Facebook di mandarmi per email il suo lavoro di analisi geografica e mi ha detto “Prof. ma io mica so come si manda una mail”.

Ovviamente questa generazione imparerà ad usare l’email quando gli servirà per studio e lavoro, utilizzerà l’indirizzo di posta aperto per entrare in qualche social network per comunicazioni più ufficiali. Non è questo il punto. È che la forma mentale della gestione comunicativa degli impegni e delle relazioni sociali per loro sta passando da un modo di abitare la comunicazione che ha a che fare con l’istantaneità comunicativa degli IM o delle chat (anche attraverso applicazioni per gli smartphone), con la pratica di sharing e commento dei contenuti che sta nei social network, con modalità di cooperazione su specifici contenuti che è supportata dall’immediatezza della connessione attraverso tagging, eccetera.

L’email quindi non andrà in pensione presto ma il suo modo di esistere verrà relazionato ad un ambiente più complesso di comunicazione mediata.

8 pensieri su “La morte dell’email: il futuro della comunicazione sul posto di lavoro è nei social network”

  1. Consideriamo che l’email è uno strumento vecchio di 40 anni (è nata su Arpanet alla fine del 1971 sulla base di protocolli e programmi ancor più vecchi, come Cpynet e SndMsg) e che l’utilizzo degli strumenti di IM inseriti nel contesto social ha dato maggiore forza alle comunicazioni real-time o appena differite (vi è mai capitato di mandare un messaggio su Skype a qualcuno sapendo che non era in linea, in modo che lo leggesse appena collegato).

    Mentre gli esperimenti di Google per mail evolute in conversazioni permanenti sono praticamente falliti, sembra che l’impostazione di Facebook sia più efficiente e attraente (e, semplicemente, più usabile) anche considerando l’interazione sincronizzata tra più devices (laptop, tablet, smartphone)

  2. sono convinto anch’io della vetustà dello strumento “email”, ma, ahimè, nel lavoro sono vittima anch’io di un flusso smisurato di email in ingresso da gestire in tempi brevi. in media ricevo circa 200 email al giorno e, sempre, in media, devo gestire la risposta o l’inoltro di almeno 100 di queste email.

    quanto sia inefficiente questo modo di comunicare è evidente, ma quanto possa considerarsi imminente una sostituzione o evoluzione dello strumento, mi sembra alquanto imprevedibile.
    nella mia esperienza, la sostituzione dell’email con strumenti più efficienti e/o efficaci come l’IM, i wiki, ecc., è possibile in presenza di un gruppo più o meno omogeneo, in termini di finalità e competenze.

    ma in un’azienda aperta allo scambio di informazioni con l’esterno, dove i pubblici sono estremamente eterogenei (privati, aziende, enti, organizzazioni sindacali, ecc.) e i soggetti interni sono più o meno autoreferenti, l’email rimane strumento quasi unico di comunicazione.

    proprio ieri pubblicavo nel mio blog la traduzione del lavoro di gruppo organizzato da Chris Andreson: emailcharter. Nel mio post ci sono i riferimenti: http://digitaladoptive.wordpress.com/2011/12/07/10-regole-per-invertire-la-spirale-delle-email/

    IMHO, l’email è uno strumento arcaico e inefficiente, ma non siamo ancora in grado di sostituirlo, se non in specifici ambiti organizzativi particolarmente evoluti.

  3. Per me comunque resta essenziale l’esistenza di canali di comunicazione asincroni. Potrà non essere l’email, ma sposare la comunicazione in tempo reale come metodo prevalente mi ammazzerebbe la giornata lavorativa, come succede quando vengo inchiodato al telefono

  4. Io invece vorrei tanto che l’e mail assomigliasse un po’ di più a uno strumento di sn, pur senza perdere le sue caratteristiche di base.
    La comunicazione nel sn, secondo me, non si adatta a tutti i mondi lavorativi, sicuramente non al mio, ma la e mail così come è gestita oggi sembra l’equivalente delle tavolette di cera dei romani.
    Non è proprio possibile un incontro di mondi?

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